Alla Segreteria della COMCO possono essere trasmessi documenti in formato elettronico (ad es. risposte a questionari, richieste di proroga dei termini, prese di posizione, compresi gli allegati) secondo quanto disposto dall’ordinanza sulla comunicazione per via elettronica nell’ambito di procedimenti amministrativi (OCE-PA, RS 172.021.2). A tal fine, per la COMCO fanno stato le indicazioni pubblicate nell'elenco della Cancelleria Federale. Unicamente le piattaforme di trasmissione PrivaSphere Secure Messaging di PrivaSphere SA e IncaMail della Posta Svizzera sono ammesse per la trasmissione di documenti alla COMCO.
Per la trasmissione di un documento in formato elettronico sono necessari i seguenti passaggi:
1. Tutti i documenti che si intendono trasmettere elettronicamente alla Segreteria della COMCO devono avere il formato PDF/A o un formato posteriore. Per agevolare il lavoro della Segreteria, nella misura del possibile, i documenti trasmessi devono essere identificati precisamente e, se necessario, numerati (ad es. prese_di_posizione.pdf, allegati.pdf). Se disponibile, deve essere annotato il numero dell'incarto.
2. I documenti in formato elettronico che richiedono la firma devono recare la firma elettronica qualificata valida della parte al procedimento o del suo rappresentante. È possibile verificare se il documento in formato elettronico che richiede la firma è stato validamente firmato tramite il sito web di convalida della Confederazione (www.validator.admin.ch).
3. Per l’invio di documenti in formato elettronico tramite le piattaforme di trasmissione riconosciute, è necessario utilizzare unicamente l'indirizzo ufficiale di recapito della Segreteria della COMCO (registratur[at]weko.admin.ch). Va considerato che una trasmissione di un documento nel rispetto di un termine è giuridicamente valida solo se la piattaforma di trasmissione riconosciuta ha emesso una ricevuta che attesta che l’invio è stato trasmesso alla COMCO entro i termini (ricevuta di consegna).
Ulteriori trasmissioni elettroniche effettuate entro le ore 15:00 dei giorni feriali tramite le piattaforme di trasmissione riconosciute (ricevuta di consegna), sono considerate recapitate lo stesso giorno indipendentemente dalla ricevuta di ricezione. In caso contrario, si considerano tramesse il giorno lavorativo successivo o in base alla data della ricevuta di ricezione, a seconda di quale sia la più recente. (La consegna fisica in loco è possibile durante gli orari di apertura della ricezione, salvo accordi specifici con la Segreteria.)
I requisiti formali e sostanziali esaustivi e vincolanti per la trasmissione di documenti in formato elettronico delle parti si trovano nelle relative basi legali. Cfr. ad esempio le ulteriori informazioni fornite dall'Ufficio federale di giustizia: comunicazione per via elettronica (admin.ch).